Werken met vrijwilligers vraagt om een professionele visie op vrijwilligerswerk. bert de jong deelt zijn ervaringen.

Vrijwilligerswerk staat in Nederland hoog aangeschreven. Regelmatig verwijzen rapporten naar de grote inzet van vrijwilligers en het enorme belang daarvan. Het Sociaal Cultureel Planbureau heeft afgelopen jaar een rapport uitgebracht onder de titel Vrijwilligerswerk in meervoud, over de aard en de ontwikkelingen van vrijwilligerswerk. Het laatste rapport Geven in Nederland geeft aan dat de inzet van de vrijwilliger omhoog gaat. Was er in 2006 nog sprake van gemiddeld 13,3 uur per maand aan inzet, op dit moment ligt dat op 18,4 uur. Daarnaast weten we dat ruim 44% van de Nederlandse beroepsbevolking op een bepaalde manier als vrijwilliger actief is. Getallen waar je met respect naar kunt kijken.

Wat is belangrijk als we het hebben over de inzet van vrijwilligers? Vraagt het speciale vaardigheden? Welke ontwikkelingen zien we voor de komende vijf tot tien jaar voor ons? Hoe verhouden vrijwilligers zich tot professionals binnen een organisatie? Deze vragen staan in dit artikel centraal.

Nederlandse cultuur

De grote vanzelfsprekendheid van vrijwilligerswerk past bij de Nederlandse cultuur. In de ons omringende landen ligt dat duidelijk anders en wordt er vaak een beetje jaloers gekeken naar deze inzet. Waarover hebben we het als het gaat om vrijwilligerswerk? Een gangbare definitie gaat uit van werk dat in een minimaal georganiseerd verband gedaan wordt en dat mensen onverplicht en onbetaald verrichten ten behoeve van anderen of van de samenleving. Een aantal woorden valt daarbij op. Er is sprake van een georganiseerd verband, het is onverplicht en onbetaald, en de inzet is ten behoeve van anderen.

Wie is eigenlijk die vrijwilliger? Als wij kijken naar diverse onderzoeken, komen er een paar typeringen naar voren. De vrijwilliger is vaak iemand die middelbaar of hoger is opgeleid. Regelmatig kerkbezoek is een kenmerk en ook is hij of zij vaak geboren voor 1970. Het genoemde SCP-rapport laat zien dat er geen sprake is van een dalende participatie. Maar ook dat ongeveer 16% van de vrijwilligers ruim 50% van het werk doet. De afgelopen jaren hebben wij gezien dat de rol van de vrijwilliger is gewijzigd. In een paar grove penseelstreken kun je zeggen dat het in het verleden vaak ging om klussen die gedaan moesten worden en dat er sprake was van een strak omlijnd plan dat moest worden uitgevoerd. Het lopen van een collecte doe je maar op één manier. Ledenwerving is vaak strak van bovenaf gestuurd. In toenemende mate zien we dat die manier van werken duidelijk de ‘oude manier' is. De vrijwilliger van nu wil meedenken en in het proces van ontwikkeling betrokken zijn. Dat is een belangrijk gegeven. Op die manier kun je ook maximaal de inzet en de kennis van de vrijwilliger een plek geven binnen een project of activiteit. Dit lijkt eenvoudig gezegd, maar de praktijk laat zien dat dit soms enorm lastig is en op weerstand stuit. Het begint al met vrij eenvoudige zaken als het moment waarop mensen bij elkaar komen. Voor veel organisaties die met vrijwilligers werken is het soms lastig om te beseffen dat stafmedewerkers ook op een avond of in het weekend beschikbaar zouden moeten zijn. Immers dan is de vrijwilliger beschikbaar.

Het goud

Vrijwilligers zijn voor veel organisaties en bewegingen het goud dat men zou moeten delven. De kwaliteit en de inzet die mensen geven, wordt maar zelden volledig onderkend. Het is bij de inzet van hen van belang om goede afspraken te maken over de rol en positie die zij binnen de organisatie hebben. Een vrijwilligerscontract hoort erbij. De vrijwilligersbeweging vraagt om aansturing en om strategische planning. Het grote aantal vrijwilligers dat we in Nederland kennen, heeft ook een keerzijde. Werken met vrijwilligers is een vak en dat wordt vaak niet zo gezien. Als iemand de boekhouding verzorgt of vertaler is, dan is er geen discussie ten aanzien van de vakkennis die aanwezig moet zijn. Zodra we spreken over mensen die werken binnen een vrijwilligersbeweging ontstaat er een gevoel dat iedereen dat wel kan. Toch is het goed ons te realiseren dat het aansturen van en omgaan met vrijwilligers een vak is. Motiveren, stimuleren, samen optrekken, beschikbaar zijn op andere tijden dan van negen tot vijf - het hoort er allemaal bij. Je moet heel flexibel om kunnen gaan met de inzet en inbreng van vrijwilligers. Dan zul je als organisatie merken dat hun inbreng enorm is. Niet voor niets is de titel van dit artikel: een beweging in beweging. Beweging is een sleutelwoord.

De laatste jaren wordt in Nederland meer en meer het belang gezien van een goede doordenking van het werken met en de aansturing van vrijwilligers. Sinds een aantal jaren kennen we aan de Erasmus Universiteit een leerstoel die deze inzet onderzoekt. Afgelopen jaar is het Erasmus Centre for Strategic Philanthropy (ECSP) opgericht en begin 2010 wordt Lucas Meijs hoogleraar Strategic Philanthropy. Het doel is om met wetenschappelijk onderzoek het werk te ondersteunen en te faciliteren.

Expertise

Voor een vrijwilligersbeweging is het belangrijk de inbreng van de vrijwilligers concreet zichtbaar te maken in de jaarplannen of projectplannen. Er wordt - zeker in een projectorganisatie - vaak veel werk gemaakt van de omschrijving van projectplannen. Compleet met urentabellen. Heeft de inzet van de vrijwilliger daar een plek? Zelf heb ik jarenlang leidinggegeven aan een vrijwilligersbeweging van 2500 mensen. Een eenvoudige rekensom leert dat als je de inzet van deze vrijwilligers weergeeft in fulltime eenheden, je al snel spreekt over zo'n 80 fte. Het vraagt heel veel zendingswerk om stafmensen dit te laten beseffen. Maar er is meer dan alleen de inzet in uren. De inbreng van kwaliteit en van expertise is nog lastiger te meten, maar uitermate belangrijk. Durven we met moed en lef die inzet ook te gebruiken?

De mooiste ervaringen heb ik opgedaan toen we met vrijwilligers in een open gesprek gingen over bepaalde plannen of over de koers en richting van de organisatie. Die resources activeren levert gouden kansen op. Dat heeft de geschiedenis keer op keer bewezen.

Een mooi voorbeeld is de introductie van de Nieuwe Bijbelvertaling. Door de inzet van vrijwilligers was het mogelijk om een jaar voor de introductie - dus in het najaar van 2003 - alle dienstdoende predikanten in Nederland te voorzien van de uitgave Werk in Uitvoering 3. Op deze manier werden alle predikanten nog een keer extra betrokken bij de komst van de vertaling. Vrijwel iedereen kreeg dat persoonlijk aangeboden. Een enquête van het NIPO liet later heel helder zien wat het effect was: een grote toename van de betrokkenheid. Een jaar later stonden ruim 2000 vrijwilligers op evenveel kansels en podia om een speciaal exemplaar van de Nieuwe Bijbelvertaling aan te bieden aan de plaatselijke gemeenten. Een actie die de acceptatie van de vertaling enorm heeft versneld. Vrijwilligers hebben vanaf het allereerste begin meegewerkt aan de realisatie van de plannen en materialen. Door hun inzet en deskundigheid bleek het mogelijk dit te realiseren.

Bij de ontwikkeling van de Jongerenbijbel hebben we dit ook gezien. Heel veel jongeren hebben in panels meegepraat over hoe hun bijbel eruit zou moeten zien. De covers, de kleuren, de informatie - ze hebben erover meegepraat en vaak een leidende rol in gehad. Dat moet je wel durven, je moet je eigen strategie durven bijstellen.

Aansturing

Organisaties die steunen op vrijwilligers hebben vaak moeite met de aansturing van en de omgang met hen. Ook het vrijwilligersbeleid is niet altijd even eenvoudig vorm te geven. Beleid dat gaat over de werving en selectie van vrijwilligers, over vrijwilligersbehoud maar ook over hun inbreng en betrokkenheid. Daarnaast gaat het in het beleid over een aantal heel praktische zaken zoals verzekeringen en vergoedingen. Voor een organisatie die steunt op en werkt met vrijwilligers is het belangrijk verzekeringen en vergoedingen goed te regelen. En goed regelen betekent dan dat je het zeker niet anders regelt dan voor je medewerkers die in dienst zijn. Het gaat daarbij soms om kleine dingen. Een praktisch voorbeeld: in het verleden stuurden we vaak post naar vrijwilligers. Veel informatie en porto. Nu sturen we een mail, al dan niet met bijlagen. We verwachten dat de vrijwilliger dat print, leest en erop reageert. Het afgelopen jaar hebben we bij het Bijbelgenootschap besloten alle kernvrijwilligers jaarlijks een vaste vergoeding te geven voor deze kosten. Een kwestie van logica.

Het is waardevol te leren van anderen. Het wiel opnieuw uitvinden, is lang niet altijd nodig. Belangrijk is wel daarbij breed te durven kijken naar andere disciplines. Denk een beetje meer out of the box. We kunnen veel leren van de ondernemers, van mensen die nadenken over en werken aan gemeentevernieuwing. Op dat laatste terrein is er een groeiende tendens om sterk te zoeken naar nieuwe wegen. Gebruik die. Vijftien jaar geleden publiceerde Jan Hendriks het onderzoek Terug naar de kern. Daarin deed hij verslag van een groot onderzoek onder kerkenraden. De uitkomst was glashelder: er werd veel vergaderd, maar in die vergaderingen kwam men eigenlijk niet toe aan de kernvragen van gemeente-zijn. De kern die hij aanduidde met: verborgen omgang - gemeenschap - dienst. Met andere woorden: wij moeten verbonden blijven met de kerndoelstelling van de organisatie, de beweging, de kerk. Als die verbondenheid er niet is en niet wordt onderhouden, dan zijn we vroeg of laat bezig met een simpel kunstje zonder inhoud. Dat gevaar is reëel en duidelijk aanwezig. Vaak gebruik ik de uitspraak: mensen moeten er rijker en beter van worden. Daarmee bedoel ik dat het actief zijn als vrijwilliger je ook vormt, het voegt iets toe. Kwaliteiten, ook verborgen kwaliteiten, worden benut en aangesproken. Je wordt er rijker van. Rijker in de zin van je eigenwaarde, de ontwikkeling van jou als persoon, als mens. In de loop van de jaren heb ik veel mensen gezien die dachten dat ze niet leiding konden geven, mensen die met knikkende knieën voor het eerst voor een groep stonden en die nu ‘in vuur en vlam' uitstekende avonden presenteren. Vrijwilligerswerk doen is een uitstekende toevoeging op je cv.

Geleid vrijwilligerswerk

Dit brengt me op een nieuwe manier van kijken naar vrijwilligerswerk. Meer en meer zullen we in de toekomst spreken van geleid vrijwilligerswerk. Mensen zetten stappen en ontwikkelen zich. De spannende vraag is of de organisatie de ruimte durft en wil geven aan vrijwilligers die meedenken en meedoen. Een klantencontactcentrum dat deels functioneert door de inzet van vrijwilligers, de redactie van een (vak)blad dat in handen is van vrijwilligers. Laten we niet denken dat de kwaliteit daarmee onder druk komt te staan, het tegendeel is vaak waar.

Vrijwilligers die zich inzetten voor een beweging of organisatie zijn de beste ambassadeurs die je je maar kunt wensen. Essentieel is dat je zichtbaar maakt wat hun bijdrage is, waarom zij het verschil maken. Een vrijwilliger wil trots kunnen zijn op de bijdrage die hij of zij levert. Daarom is het belangrijk te investeren in hun verbinding met de missie van de organisatie. Onderzoek laat zien dat trots en respect belangrijke waarden zijn als het gaat om vrijwilligersbehoud en dat ze de betrokkenheid tussen de organisatie en de vrijwilliger versterken. Dat geldt voor een organisatie, een bedrijf, een beweging en een kerk. Dat respect en die trots zegt ook iets over de houding waarmee vanuit de organisatie naar de vrijwilliger en zijn of haar inzet wordt gekeken: een open houding met grote bereidheid om te leren van elkaar. Je kunt en je wilt niet zonder elkaar, omdat je voor de realisatie van je doelstelling ook daadwerkelijk elkaar nodig hebt. De beweging zal de komende jaren zeker in beweging blijven. De kansen om het goud ook daadwerkelijk tot het goud van de organisatie te maken zijn legio aanwezig. Het vraagt alleen om moed, lef, ondernemingszin en doorzettingsvermogen, maar bovenal een dienende houding.

Auetur Bert de Jong is vrijwel zijn hele leven actief geweest als vrijwilliger en in het werken met vrijwilligers. Hij was een tiental jaren actief bij Youth for Christ en meer dan twintig jaar actief bij het Nederlands Bijbelgenootschap. Daar was hij o.a. verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling van de vrijwilligersbeweging. Daarnaast is hij betrokken bij de activiteiten rondom de leerstoel ‘vrijwilligerswerk' aan de Erasmus Universiteit Rotterdam.